מעבר חברה למבנה חדש

טיפים למעבר מוצלח

אחד "הסיוטים של כל הנהלת חברה, באם בינונית או גדולה , w:היי-טק או תעשייה , זהו מעבר למבנה חדש. כשם שנושא זה מרגש , מלהיב וטומן בחובו התחדשות , באותה המידה הוא יכול להבהיל. לכן חובה לברר היטב מיהי חברת ההובלה והאריזה בעלת מוניטין וניסיון שיודעת לראות מראש דרכי גישה, אריזת כל הציוד באופן מסודר, כדי לדעת להקל על הסדר במקום החדש. לוודא שיש להם ניסיון וידע בהובלת חדרי מחשב. לוודא שקיים ביטוח עם כיסוי מקיף ומתאים, ובוודאי שהמחיר לא יהיה הפרמטר שיקבע איזו חברה לבחור.

בניית פרוגראמה

אחת הטעויות הנפוצות בישראל , היא שהחברה קודם מאתרת בניין ורק אח"כ מתאימה אותו לצרכיה. במידה וחברה מחליטה לשכור מבנה חדש עליה בראש ובראשונה להקים צוות שייקרא מנהלת הפרויקט, הצוות לרוב כולל בתוכו את המנכ"ל, סמנכ"ל הכספים w:cfo , מנהל התפעול, מנהל משאבי אנוש ואת מנהל המשק של החברה. נבנה הצוות , מתחילים בעבודה , ראשית בונים את פרוגראמת , אפיון , החברה לרוב זה נעשה בשיתוף עם יועץ חיצוני או אפילו משרד האדריכלים דוגמא לאתר של אדריכלים *http://www.setter.co.il/home.htm. w:אדריכל . הפרוגראמה כוללת את מחלקות החברה , מס אנשים בכל מחלקה , אפיון החדרים : בודדים , צוות , זוגות או אולי אפילו Open space , מס' חדרי ישיבות בכל קומה וכו', הקשרים והזיקות בן כל מחלקה ומחלקה וכמובן חייבים להתייחס לגידול עתידי . לאחר ניתוח הפרוגראמה מתקבל הנתון העיקרי , השטח האמיתי שאותו החברה צריכה וההחלטה על תקציב הפרויקט. משנתקבל השטח צריכים להחליט על מיקום.

קביעת מיקום

את ההחלטה על מיקום חדש מקבלים עפ"י כמה פרמטרים,

1- בודקים את פיזור מגורי העובדים ומנסים למצוא את האזור האופטימאלי , לדוגמא : אם רוב העובדים מתגוררים באזור המרכז והשרון , אזי המיקום החדש שיכול להתאים הוא , רעננה, הרצלייה ות"א.

2- זמינות מבנים , מוכנות המבנים ותאריכי הכניסה אליהם.

3- גובה תשלומי המיסים באותם אזורים והאם ניתן להשיג הנחות בארנונה בשל גודל וההחלטה על המעבר לאיזור מסוים.

4- גובה תשלומי שכ"ד באזורים אלו.

5- דרכי גישה , תחבורה ציבורית, רכבות , כבישי גישה חניה וכו'.

6- אפשרויות גידול בעתיד באם נצטרך לכך.

תכנון

לאחר שנבחר הבניין כמובן בשיתוף עם משרד האדריכלים ומשרד הפיקוח מתחילים לתכנןw:אדריכלות פנים . האדריכל.וצוותו מתחילים לתכנן ולשרטט כמה אופציות ומעביר למנהלת הפרויקט . מנהלת הפרויקט מעיינים בתוכניות הללו ובוחרים את התוכנית המועדפת , לאחר שמסכמים על התוכנית המועדפת מציגים את התוכניות לראשי הקבוצות ולמנהלי המחלקות בארגון, מקבלים מהם הערות מיישמים באם ניתן ומאשרים לאדריכל . האדריכל מתקן עפ"י ההערות שנתקבלו ומתחיל לשרטט ולהפיץ את התוכניות לכל היועצים הרלבנטיים: מיזוג אוויר, חשמל , סניטציה, תקשורת , בטחון , בטיחות סופר פוזיציה וכו'. לאחר שכל אחד מהיועצים תכנן והחזיר לאדריכל את התוכניות משרטטים תוכניות ביצוע ומעבירים למשרד הפיקוחw:הנדסת בניין לשם הכנת מכרזים.

מכרזים

שלב המכרזים הינו השלב שבו נבחרים הקבלנים לפני הגשת הצעות ניתן ורצוי לבדוק יכולות של הקבלנים , ניתן לעשות זאת לדוגמא באתר של *http://www.bdi.co.il הבוחנת יכולות .לעניות דעתי , ומניסיוני האישי אסור, אבל אסור להתפתות למחירים זולים המוצעים ע"י קבלנים קטנים ו/או חדשים המתים להיכנס לשוק, זהו מתכון לכישלון , ובל נשכח שהתקציב והזמן מוגבלים הם. לאחר איסוף הנתונים בוחרים את הקבלנים , וקדימה לעבודה!.

שלב הבינוי

שלב הבינוי הינו השלב הכי חשוב וקריטי , ומצריך המון סבלנות ועצבי ברזל, "ראו הוזהרתם!!! שלב זה מצריך פיקוח הדוק של חברת הפיקוח , האדריכל וכמובן של המזמין עצמו, היינו נציג הארגון. חובה לקיים ישיבות עדכון אחת לשבוע עם משרד הפיקוח, אדריכל , היועצים, מנהלי העבודה בשטח ונציג הארגון. בישיבות אלו צצות כל הבעיות שנתגלו תוך כדי הבנייה ומנסים למצוא להן פתרונות, המלצה לבעלי לב חלש , הימנעו מישיבות אלו!!!! במקביל גם בחברה עצמה נערכות ישיבות עדכון שבועיות ובקרת תקציב, בל נשכח שהתקציב הינו מוגבל. בהנחה שהבינוי נסתיים בזמן וכולם שלמים ובריאים , הרצנו ובדקנו את כל המערכות , קדימה , עוברים למבנה החדש, רגע אחד לא כ"כ מהר חייבים להתייחס למעבר כאל פרויקט בפני עצמו!!!!

המעבר

בבואנו לקבוע את תאריך המעבר יש להתייחס למס' פרמטרים: 1- האם יום המעבר מתאים? היינו האם אין פרויקטים שצריכים לספק בסמוך למעבר, ועלולים להיתקע.

2- האם אין חופשות או חגים בתאריך שנקבע למעבר? עלינו לשאוף שמרבית העובדים יהיו ביום המעבר.

3- מה עובר, מה נשאר במבנה הישן? למשל ריהוט , ארונות תקשורת , ציוד במחסנים וכו'.

4- כמה זמן עבודה אנו מוכנים "להפסיד" בשל המעבר עצמו?

5- יש לשאוף שביום המעבר יעברו רק העובדים וציודם האישי , באם ניתן להעביר מערכות , מכונות מעבדות על ציודם לפני כן , כן ייטב ויתרום להצלחת המעבר.

6- יש לקיים מס' אסיפות למחלקות השונות בחברה ולהעביר "פקודת מעבר" שאומרת ראשית לאן כל אחד עובר, מה אורזים , איך אורזים , איך מסמנים את האריזות ומתי על העובד להגיע למבנה החדש ולפרוק את ציודו.

במקביל בוחרים גם את חברת ההובלה , עלינו לבדוק את החברות המתחרות ואת המסוגלות של חברת ההובלה לבצע את המעבר. דוגמא לחברת הובלהhttp://www.shoame-moving.co.il * . זכרו ברגע שהחברה ארוזה קשה מאוד לעצור את המעבר לכן יש לסגור היטב את כל הקצוות .

בהצלחה.