כתיבה באנגלית עסקית

לורי אוברמן, מנכ"ל CEO Talking business, Dec 7, 2016

Business English Writing - 0.1 Opening

Business English Writing - 0.1 Opening

כמעט כל עסק צריך לתקשר עם לקוחות שותפים וספקים מעבר לים דרך האיימל ורובם יעדיפו לכתוב בעצמם אך חברות יעדיפו אנשים כמה שיותר מקצועים.

פליליסט זה יעסוק על כתיבת אנגלית עסקית. במהלכם נלמד את החשיבות של דיוק בכתיבת שורת נושא ההודעה, ביטוים נפוצים בפתיחה של איימל והדרך בה אנו מעבירים מידע. נבחן בין מכתב רשמי למכתב לא רשמי.ההבדל בין מכתבים לאיימל.בקשה להצעות מחיק הן גורם חשוב עבור הצעות מחיר של ספקים רבים. גם בענין זה נעסוק.לבסוף תלונות וטיפים.

Business English Writing - 1.1 Keep it short unattractive

Business English Writing - 1.1 Keep it short unattractive לפני שניגש לכתיבה הוא מעונין לתת כמה עקרונות חשובים לכתיבת דואר אלקטרוני.מבנה הוא לא פחות חשוב מהטקסט

• איימלים קצרים - אין לנו ולספקים זמן. רוצים לדעת בדיוק מה קורה. מה קורה כשיש מידע רב? נוסיף קובץ מצורף

Business English Writing - 1.2 Attachments

Business English Writing - 1.2 Attachments: בחלק זה נלמד כללים בנוגע לצירוף של מסמכים

• אל תשכחו להוסיף את הקובץ הזה.
• פתחו את האיימל, צרפו את המסמך ורק לאחר מכן המשיכו בכתיבת האיימל וכך תחסכו מראש עוגמת נפש.
• אל תתפתו לשלוח הודעות עם קובץ מצורף גדול מדי. קובץ שגודלו עד 2Mb. יקח הרבה זמן לעלות אותו וללקוח להוריד אותו. האיימל יתפוס נפח נרחב מתיבת הדואר הנכנס.RAR, Zip וכן אתרים jumbomail וyousendit לשליחת קבצים גדולים מבלי לבזבז זמן ומקום.
• ציינו כי אתם שולחים קובץ מצורף. אנשים עסוקים
• ישנם חברות שיש להם הגנה על וירוסים ומסירים את כל הקבצים המצורפים - אם זו הפעם הראשונה שאתם כותבים לאנשים האיימל עלול להגיע לספאם או junkmail ולכן יש צורך לתקשר עם הספק מראש שאתם שולחים אליו איימל

Business English Writing - 1.3 Reply quickly acknowledgements

[Business English Writing - 1.3 Reply quickly acknowledgements https://www.youtube.com/watch?v=OQUOMu1tf9k&list=TLPQMzExMDIwMjMeDqCwhEqmPQ&index=2]

חשיבות לתת מענה מהיר לאדם ששלח לנו איימל.

לורי משתף כי הוא שונא כשלקוחות מבקשים ממנו לעשות בדחיפות את הענין. הם רוצים שישלחו הצעה תוך יום ועליו להפסיק הכל ושולח אליו עם סימן אדום כדי שיזכרו שזה דחוף. הוא ממתין ואין תשובה. הוא לא יודע אם יש להם שאלה, האם יש להם בעיה, רק שזה היה דחוף ועתה זה כבר לא.

כשמשהו שולח לכם בקשה למידע והמידע אינו נמצא אצלכם באותו רגע הדבר שיש לעשות הוא שקיבלתם את האיימל ותטפלו מאוחר יותר. לדוגמה: תודה על האיימל ואני אצור עמך קשר במהלך היום. "I'll check the relevant information and get back to you next week"

שיעור הבא אל מי שולחים את האיימל

Business English Writing - 1.4 To, Cc, Bcc

Business English Writing - 1.4 To, Cc, Bcc:

בשיעור זה נלמד אל מי אנו שולחים את האיימל

• TO - יש לשלוח את המכתב לאדם שאנו מצפים שיפעל בדרך כלשהו: מידע, פעולה, סיוע. יכולים להיות מספר אנשים בTO. הוא לא אוהב ששולחים להרבה אנשים כלומר שישנם הרבה נמנעים בשורת הTO ממספר סיבות:
  • כל אחד מפיל על האחר את האחראיות לטפל בנושא.
  • כולם מתחילים לעסוק בענין ואז יש כפילויות

המלצה: חברה אליה שלח בעבר איימל אמר לו כי הוא כותב הנחיות לדרך פעולה ליד כל שם.

הוא מעדיף כמה שפחות נמענים.

• CC - העתקים לאנשים נוספנים.היסטורית משמעות המילה הוא העתק נייר. אלו ממכם שמבוגרים מספיק. זכרו שכאשר מזכירות נהגו להשתמש במכונת כתיבה הן השתמשו בנייר. כדי לייצר העתק היו צריכים נייר שחור כדי ליצר העתק של המסך המקורי. כמה מאתנו קוראים העתקים לכל האנשים? קשה לדעת מי צריך לדעת משהו. יש אנשים שעושים זה בענין פוליטי ולא עסקי כך שאם הבוס ישאל איך הולך עם הפרויקט ניתן לומר כי נשלח לו העתק, האם לא קרא? נסו לדייק כמה שניתן באנשים אלו
• BC - שליחה לאדם שלישי בלי השני ידע שיש לו העתק. דוגמה אם אחד מהתלמידים אחר ניתן לשלוח אליו מכתב חבל שאיחרת לשיעור כי זמן הוא כסף וכו. התלמיד ככל הנראה לא יתיחס לענין אך אם הוא יגלה כי ההודעה נשלחה בהעתק מוסתר אל הבוס שממן את הלימודים הוא יכעס עליו והתלמיד יחזור שזה לא היה נחמד וזה היה מאחורי הגב. לא אמורים לעשות את זה. כיום הוא כשהעסק סגור ואתם רוצים לידע את הלקוחות שלכם אך אינם רוצים שכל הלקוחות לא יראו את האיימל של האחרים ואז משתמשים בBC.

Business English Writing - 1.5 Dates UK, USA

Business English Writing - 1.5 Dates UK, USA

בשיעור זה נעסוק בתאריכים. יש שני דרכים לכתיבת תאריך

• 2/6/2022 השיטה שנפוצה באנגליה UK
• 6/2/2022 - השיטה שנפוצה בארה"ב USA.

המלצה: רשמו את החודש במילים. מעבר לכך כשתחפשו איימל יהיה לכם קל יותר לזהות.

Business English Writing - 1.6 Signatures

Business English Writing - 1.6 Signatures

חתימות איימל. כשמכתב הגיע אל לקוח היה מגיע לוגו. היום כולם שולחים איימל. לא הרבה מקדישים תשומת לב למראה של החתימה ואין אחידות לכלל עובדי הארגון. מרשים יותר שלכולם יש את אותה חתימה באיימל

דוגמאות לחתימות (עדיך לצפות בדוגמאות):

Dana Lebeli שם מלא

Executive תפקיד

International Trade Relations Division המחלקה בה האדם משרת

of Apple stores החברה

60 Keren Haisod St. Jerusalem, 453456, Israel כתובת

Tel: +972-35345435 Fax: +972-35345435

Email: rtryrt@gmail.com

URL: www.ertert.com

visit our new blog:sdfdgfdg.sgfd.com

בכרטיס זה יש המון מידע יחד עם זאת היא עובדת בקשרים עסקים ולכן יתכן שיש סיבה טובה לפירוט זה

כרטיס אחר יכול לכללו את השם המלא של האדם, התפקיד שלו, שם החברה, כתובת, URL, טלפון ופקס. לבסוף הערה מתחת לכרטיס ובה בקשה למחוק את האיימל אם קיבלתם אותו בטעות כי מכי מידע סודי.

כתובת חשובה כאשר יש לשלוח אל החברה קבלות.

שגיאות:

• לדעתו היא כשהכרטיס עם המידע הפרטי מופיע בראשית העמוד. גודלו כפול מהמידע בתוכן ההודעה ולכן המידע לא מושך לקריאה.
• רווח כפול
• הרבה מידע בכרטיס יכו להיות בעיתי - כן מידע בסיסי כדי שאנשים יכלו לתקשר אתכם.

Business English Writing - 2.1 Be concise accurate but economical

Business English Writing - 2.1 Be concise accurate but economical פרק זה יעסוק בשורת הנושא (subject line).

חלקנו מקבלים איימלים. עולה השאלה על איזה איימל לענות ראשון ועל איזה איימל אחרון. יש שקוראים ראשון את האיימל מהבוס. שורת הנושא מסייעת להבין על מה מדברים

• תהיות תמציתים - מדויקים וחסכנים כלומר נרצה להעביר את המסר של כל המכתב בשורת הנושא אך להיות הכי תמציתים שניתן. זו אמנות ואינה קל.
• השתמשו במילה urgent לבטא דחיפות.

נותן דוגמה לטקסט ולנושא ההודעה.

Business English Writing - 2.2 Asap, urgent and then

Business English Writing - 2.2 Asap, urgent and then בשיעור זה נדון על סוגים של דחיפות (urgent)

בישראל אין תרבות של דחיפות. כשאין תרבות של דחיפות אף איימל לא דחוף יותר ועלינו להיות מסוגלים להחליט מה חשוב יותר

מספר אפשרויות לנסח דחיפות במכתב:

• please inform AAAA (As Soon As Possible)
• I will contact you immediately on receipt of documents - המשמעות של המילה "immediately" משתנה מתרבות לתרבות. יש כאלו שהמשמעות "כאן ועכשיו בזה הרגע". יש בהמשך היום לאחר ארוחת צהרים ויש כאלו שגם עוד כמה שבועות.

פרט לurgent בנושא ההודעה, בעניינים דחופים ביותר ניתן להוסיף את הצירוף Top urgent לדוגמה Top Uregnt - CEO's visa כך אנשים מניחים דעתם לנושא.

נשאו להשתמש TOP URGENT אחת לשנה אחרת שום דבר כבר לא דחוף.

2.3. Reference numbers ​Reference numbers

2.3. Reference numbers ​Reference numbers

Business English Writing - 2.3 Reference numbers

בשיעור זה נלמד שימוש במספרי הפניה בשורת הנושא.כשיש משלוח והזמנות. לא מספיק לכתוב משלוח או הזמנה ללא מספר.

אנו נכתוב משפט כמו This is to confirm your order for (product, type, color). The purchase order number is : ...

בשורה חדשה נרשום את מספר המשלוח ובשורה חדשה: Please quote in all mails כך שאדם אחר ישתמש במספר הזה הוא ירשום אותם בנושא של האיימל והוא ממש מציין זאת בתוכן ההודעה איך לשלוח הודעה חזרה:

subject: number of the product [בדיעבד הוא אינו מציג זאת כנוסח לאדם אליו נשלח אליו ההודעה אלא כנושא של המכתב עצמו לאותו רוכש מוצר כלומר הוא לא מאכיל עד הסוף את הלקוח או שפשוט דואג שבמידה והלקוח ישלח תשובה חזרה הכותרת ובה מספר המוצר יופיעו בכותרת]

if you sending a mall, it won't include purchase order number but a tracking number

2.4. subject lines ​Automatic subject lines

Business English Writing - 2.4 Automatic subject lines: אנו לא פעם משאירים פתק לאנשי המשרד עם הנחיות מה עליהם לעשות.

דוגמה:

subject : out of office

I will be out the office from day number date until day's week, number day with limited accessibility to my mails.

For urgent matters please contact Avner at (phone number).

Thanks and regards,

אם במקרבה שלחתם הודעה וקיבלתם איימל זה דאו כי האדם שאינו במשרד קיבל את המכתב שלכם ואין צורך לשלוח מחדש את האיימל. [יש לו מבטא כה יפה]

2.5. No connecting words ​No connecting words

Business English Writing - 2.5 No connecting words:

הזכרנו שחשוב להיות תמציתים. אחת הטכניקות עבור כך היא לזכור כי שורת הנושא אינה טקסט אלא אינדיקציה למה שנמצא בתוך האיימל ואנו רוצים להיות תמציתים בנושא.

קיצורי מילים:

• FYI - FOR YOUR Information

הוא נותן דוגמה איך מקצרים נושא על ידי הפחתה של מילים מקשרות לא חשובות למכתב בו הוא מצין על הגרסה החדשה של אנטי וירוס ומספר גרסה שאתה זמין להורדה. בואפן טבעי הכותרת של מסמך זה היתה The new version of anti virus 3.4c now available. הוא מדגים איך אפשר להוריד את המילה THE, OF

2.6. General ​General

Business English Writing - 2.6 General

סיכום של החלק הנוכחי

• יהיו ברורים כלומר כמה שיותר תמציתים. המלצה עברו שוב על מה שכתבתם ונסו לתמצת.חסכנים ואומרים בדיוק מה שאתם רוצים.
  • בנושא ההודעה - מידע על משלוח ותשלום אינו מספיק ולכן השתמשו בענין רלוונטי כמו מספר הזמנת הרכישה או מספר עוקב בשורת הנושא
  • אל תשתמשו במילים לא הכרחיות: the, to, of, for, mine, you
• שורת נושא טובה מסייעת לך וללקוח למצוא אותו בעתיד בתוך האיימל

3.1. Opening dear Mr Mrs ​Opening dear Mr Mrs Ms Sir or Madam

Business English Writing - 3.1 Opening dear Mr Mrs Ms Sir or Madam:

השיעור - ביטוי חיונים באיימל (vital experssions in mails).

פתיחה, תוכן האיימל - מעברים סוגי מידע שונים וסיום.כשאנו מכירים את מבנה האיימל אנו יכולים לחבר מחדש באופן מעט שונה את החלקים שלו.

פתיחה - איך פונים לאנשים שאנו כותבים:

• לא נשואים
  • גבר - Dear Mr name
  • אישה - Dear Miss name
• נשואים
  • אישה Dear Mrs. name
• Dear Mrs name - בפניה זו אל אישה אי אפשר לדעת אם נשואה או לא. כשנשים החלו לנהל בעצמן את האיימלים הם החליטו כי ענין הנישואים אינו רלוונטים ולכן הן רואים צורה זו. אם לא בטוחים אם אדם נשואי או לא זו אפשרות
• dear sir or Madam כשאנו רושמים לשירות לקוחות ולא לאדם מסוים ואין אנו יודעים אל מי אנו כותבים/
  • Madame (צרפתית) - הימנעו מE.

פתיחת האיימל יכול להתחיל בתודה על האיימל הקודם שנשלח בתאריך... thank you for your email dated DAY MOUTH

אפשרות אחרת היא לפתוח בכך שאתם מתיחסים לאיימל מהתאריך .... I refer to your mail of MOUTH DAY

ניתן להשתמש במילה from MOUTH DATE

סדר החודשים והימים: לא משנה היכן להניח יום וחודש.

יש עוד אפשרויות : following our meeting date / Om writting to you concering our invoice..../with reference to your query (=שאילתה)/ just a quick line to let you know that...

3.2. Giving good news ​Giving good news

[Business English Writing - 3.2 Giving good news Business English Writing - 3.2 Giving good news]: בשיעורים הבאים נראה איך להעביר מידע. זה לא מספיק שהמשלוח שלך יגיע בעוד x זמן. טרם אנו מעדכנים לקוח בחדשות לעינו לעדכן אותם אם אלו חדשות טובות או רעות.

חדשות טובות:

• i'm pleased to inform you (of/that)
• you be happy to learn that

3.3. not such good And not such good news

Business English Writing - 3.3 And not such good news:

עדכון על הודעות רעות

לפעמים יש בעיות בהספקה. במקרים אלו אפשר לפנות בפתיחה:

• unfortunately we have a problem
• Im afraid that ניתן לוותר על המילה that

ישנם לקוחות שאינם אוהבים להתשמש במילה afraid כי מביע חשש או התנצלות ותחושה לא טובה. באנגלית afraid זה לא התנצלות ולא מילת פחד אלא פניה מנומסת לעדכן בענין.

3.4. General information: Transferring general information

Business English Writing - 3.4 Transferring general information:

שיעור על איך מעברים מידע כללי

כשאנו רוצים להעביר מידע כללי על טיסה של אדם או עניין אחר נפתח בשורה של :

• please note
• Kindly note
• please inform me
• please be advised - advised הוא פועל לייעץ. סוג של פעולה. בינוני.
  • advice שם עצם : עצה
• please be updated

ניתן להמשיך עם המילה that או לא.

3.5. Endings

Business English Writing - 3.5 Endings: בשיעור זה נלמד איך לסגור את האיימל.

ניתן לסגור את האיימלים במילים כמו :

• I look forward to hearing from you
• we are looking forward to meeting you
• looking forward to your early reply

דן על התחביר של פעלים המצריכים אחריהם פועל בing ומסביר שהרבה אנשים שואלים אותו מדוע יש צורך בפועל ing ושאינו יודע.

3.6. Expressions Exercise

Business English Writing - 3.6 Expressions Exercise בשיעור זה אנו מתרגלים.

• מסמך זה נמצא בקבצי תרגול של הקורס פרק 3

בצד שמאל יש ביטוים שנלמדו ובצד ימין יש כל מיני מצבים שעלינו לחבר. עושה יחד את התרגיל.

4.1. Formal and informal Formal and informal mails

Business English Writing - 4.1 Formal and informal mails

בשיעור קודם למדנו על כתיבת אימל פורמלי. היום נלמד על אימלים פחות פורמלים.

לדוגמה במקום לומר I please be informed that your ship is... או you will happy to hear או I'm afraid

ניתן לכתוב just a line to say that... או I've great news for you או sorry

במקום לרשום שאנו מעונינים לידע אדם אנו יכולים לפתוח ישר Here is the information you wanted

משפט חדש שמציג - קריאה לעזרה : I appreciate your assistance ובאופן פחות פורמלי some help on this matter would be nice

הצעה לעזרה: would you like us to...? ניתן לנסח ב we could send you if you like

סיכום שיחה: Don't hesitate to contact me again ובאופן פחות פורמלי Give me a call or frop me a line anytime

4.2. Practice ​Practice formal and Informal doc mail

Business English Writing - 4.2 Practice formal and Informal doc mail

• תרגול - בתוך קבצי תרגול פרק 4.

במסמך יש ריכוז של הביטוים פורמלי ולא פורמלי. בצד ימין יש לנו התכתבות על כנס שמוזמן.

באיימל מסומנים בקו תחתון נטוי ביטוי פורמלי ואותם יש להחליף בלא פורמלי

במקום פניה Dear היה פונה בHi

4.3. Letters and mails The difference between letters and mails sincerely, faithfully

Business English Writing - 4.3 The difference between letters and mails sincerely, faithfully שיעור זה דן בהבדלים בין כתיבת איימל לכתיבת מכתב.

חוזה, מסמך רשמי, דוגמית או תשלום ישלחו באיימל רגיל

ההבדל בין מכתב רשמי לאיימל הוא הפתיחה והסיום ועלינו לוודא שאנו מתאמים בניהם

אם אנו כותבים למלקת שירות לקוחות והדבר לא ברור או לא ידוע מי האדם טנו מתחילים Dear sir or Madam ומסימים your faithfully

ואם אנו יודעים Dear Mr ומסימים yours sincerely

• באנגלית אמריקאית sincerely yours

5.1. Introducing yourself ​Introducing yourself and your business to the supplier

Business English Writing - 5.1 Introducing yourself and your business to the supplier

באיימל של בקשה להצעת מחיר (request for quotation) אנו מבקשים אנו מבקשים מידע, אפשרויות משלוח, מחיר ועוד.

נפתח את האיימל בהצגה של שלנו והעסק, התפקיד שלנו ודיון מעט על הרחבה ומה עושה.

למרות שאנו הלקוח אנו רוצים לשווק את עצמנו.

מכתב כזה יפתח ב My name is...and I'm the ....manger at.... We are a major / well established supplier of......product...

נסו להציג את העסק באופן חיובי. גם אם אינכם ספק מדהים עדין תוכל להדגיש איכות, נאמנות, מהימנות ויחודיות.

5.2. Where you found him ​Tell him where you found him

Business English Writing - 5.2 Tell him where you found him

אנו רוצים לעדכן את הספק היכן מצאנו אותו ומידע עליו. זה חשוב :

1. מסיע לו להבין את יעילות אמצעי הפרסום שלו לדוגמה I was impressed by your company's website, and would like details on
2. יתכן כי אנו מזכירים לו ישיבה שהיתה לנו במקום מסוים וכך לבנות יחסים עסקים טובים יותר במצב כזה נוכל לכתב היכן נפגשנו לדוגמה we met at your company's room at the XXXX

5.3. Relevant information ​Asking for the relevant information

Business English Writing - 5.3 Asking for the relevant information לאחר שהצגנו את עצמנו ועל העסק שלו והיכן מצאנו אותו עלינו לבקש ממנו מידע רלוונטי.

• מחיר I would appreciate an idea of the price for one container
  • בקשה להצעת מחיר נמוכה יותר: could you tell me whether you offer discounts for larger quantities
• פרטים על המשלוח could you tell me whether your ship directly from A to B?שמו לב שנוסח השאלה הוא שאלה עקיפה ולא ישירה (do you ship)

5.4. Ending Ending politely and optimistically

Business English Writing - 5.4 Ending politely and optimistically

סיום שיחה באופן מנומסת:

• I look forward to hearing from you soon - משפט סטנדרטי
• Looking forward to doing business with you - משפט אופטימלי

5.5.​RFQ Practice

Business English Writing - 5.5 RFQ Practice

תרגול לבקשת קבלת הצעת מחיר

• תרגול קבצי 5 - מצד אחד במסמך רשימה של המשפטים שתרגלנו בשיעור שנקרא תרגול 2 ובצד שני נושא לבקשת הצעת מחיר request for quotation.

המבנה של הבקשה:

• להציג את עצמנו
• היכן מצאנו את העסק שלו
• בקשה של מחיר, חלקים, מספר החלקים, מספר החלקים
• בקשת מידע - חשבון, זמני משלוח, הנחות ואחראיות
• סיום מנומס

6.1. To the point : ​Get straight to the point

Business English Writing - 6.1 Get straight to the point

פרק 6 ופרק 7 עוסקים בעניני תלונות. פרק 6 התלוננות בעצמנו (Making a complaint)

במקרה זה נוכל לפתוח במשפט כמו Im writing to complain about...

I refer to Order numberorder which arrived damaged last week

6.2. Explaining the problem

Business English Writing - 6.2 Explaining the problem

החלק הכי קשה לישראלים בו אנו מפרטים על הבעיה וצריכים לכתוב כמה שיותר עובדות ולהשאיר בצד את הרגש.

• נסו לא להיות היסטרים
• לא להאשים

נותן דוגמאות:

• מסך של המחשב הגיע שרוט - אין האשמות אין רגש.

6.3. Keep cool

Business English Writing - 6.3 Keep cool

לא להיות רגשים ולהישאר עבודתים. לא נשתמש במילים כמו terrible, awful, dreadful של השירות אלא נשתמש במילים unsatisfactory servie

לא נציין stupid mistake אלא unacceptable

6.4. Evidence

Business English Writing - 6.4 Evidence

אנחנו לא רוצים מילה כנגד מילה אלא נרצה עובדות אותם נרצה לצרף. Im attaching picture of the demage \ please find attached the insurance company's report

6.5. Action instructions ​Action instructions

Business English Writing - 6.5 Action instructions

בשלב זה אנו נצרף הנחיות לפעולה:

• we expect you to send us a replacement
• we expect a full refund
• we expect a credit note in the amount of
• we expect an explanation
• we except compensation
• we expect an apology

כמובן ניתן לשלב את המשפטים יחד

6.6. Warnings and Threats ​The language of warnings and threats

Business English Writing - 6.6 The language of warnings and threats

לעיתים נגיע עם הספק למצב בו כל הניסיונות לגישה חברותית לא סייעו לנו להשיג את מה שאנו חושבים שמגיע לנו בנוגע לתשלום או לתיקון הנזק או ענין אחר שהספק אחראי עליו.

יחד עם זאת לא נוכל להשתמש במילים כמו we will sue you / take you to court

עלינו להשתמש בניסוחים אחרים כמו If payment is not received within NUMBERDAYS working days, legal action may be taken against your company

If this error is repeated, we may be forced to reconsider using your services

ביחוד לא כדי להיכנס אל עימותים עם ספקים אסיתים שרגשים להרמוניה ועימותים

6.7. Complaint Practice ​Making a complaint Practice

Business English Writing - 6.7 Making a complaint Practice בשיעור זה נלמד לכתוב כתיבת תלונה. קבצי תרגול פרק 6. מצד אחד יש תלונה ומצד שני תלונה שניה.

פתיחת, הסברת התלונה ללא האשמה, נשמור על נימה עסקית לאורך כל המייל, נצרף הוכחות או עודות, לתת לספק הנחיות לפעולה שיספקו אותנו ואם אנו מאיימים על פי תנאי החוזה נעשה זאת בצורה פאסיבית שהיא עקיפה אך עדין תעביר את המסר.

7.1. Positive openings Positive openings​

Business English Writing - 7.1 Positive openings בפרק זה נדון על איך מטפלים בתלונה. קבלת תלונה יכולה להיות חיובית מאחר שמספר אנשים מתלוננים על אספקט מסוים שלנו הם יכולים למצוא פגם שאנו לא יודעים שקיים בגלל השגרה. לדוגמה משבר רמדיה - רק כשתינוקות החלו לחלות אנשים הבינו שיש בעיה עם התוצר. נסו לפתוח ראש פתוח ולא להיות מתגוננים.

על תלונה נוכל לענות Thanks for bringing to our attention or thank you for your mail in which you claim

7.2. Justified Claim ​Handling a justified claim

Business English Writing - 7.2 Handling a justified claim‎ שני חלקים לטיפול בתלונה:

• הצגה קצר ועובדתי של הבעיה. איננו מאשימים אנשי צוות אחרים בארגון כי זה לא נראה מקצועי.
• להסביר ללקוח איך נטפל בזה או איך טפלנו בבעיה

7.3. Unjustified complain ​Unjustified complaints

Business English Writing - 7.3 Unjustified complaints: כשהתלונה אינה מוצדקת עלינו לדעת איך לטפל בה. נסביר באופן דיפלומטי את הממצאים והעבודות.

אם יש תעודת ניתוח ניתן לשלוח אליהם מסמך סמכותי או ציטוט מן האישור כדי שהם יבינו שכך המוצר יצא.

לבסוף הסבירו להם כי אין להם עילה כך שטיפול בתלונות לא מוצדקות הוא שאלה של דיפלומטיה לצד הצגת עובדות

7.4. Ending Ending with a positive message

Business English Writing - 7.4 Ending with a positive message:

סיום אופטימלי עם התנצלות קצרה אם נגרמה חוסר נוחות לצד התיחסות כי נשמח להמשיך לקיים קשרי עסקים בעתיד.

8.1. Vocabulary ​Vocabulary a m, amendment, L C, B L, AWB, CIF, FOB

Business English Writing - 8.1 Vocabulary a m, amendment, L C, B L, AWB, CIF, FOB

כמה טיפים לעוסקים בסחר חוץ:

• אוצר מילים -
  • L / C - letter\documentary of credit - מסמך אשראי של הבנק ומוודאים שהכל הולם לפני שהם משחררים את הכסף ומבטחים כי יגיע לספק והסחורה ללקוח
  • A / M - above mentioned - amend - emended, amendment - מתוקן (למשל מכתב אשראי ערוך שהוא מתוקן)
    • מסמך מתוקן ידוע הוא התיקון הראשון לחוקת ארצות הברית.
  • B \ L - Bill of Lading - שטר טענה המוכיח שסחורה הוטענה על אוניה אשר כולל תאריך וחלק מתנאי תשלום. דוגמה number_of_days days from B/L. היום בו הסחורה הוטענה על האניה.
  • AWB - Air way Bill - שטר מטען אווירי, אישור שקבלנו סחורה שהוטענה על מטוס לטיסה
  • CIf - Cost insurance freight - עלות ביטוח ההובלה באופן בסיסי כלומר כשדם מבקש מספק למשל שלח לי הצעת מחיר למשלוח אל עיר בישראל הוא מעונין בעלות בישראל ולא בספרד (הביטוח ודמי ההובלה).אחרי CIF יופיע שם הנמל
  • FOB - Free on Board - חופשי על הסיפון - כשיש הסדר עם חברת משלוחים כמו צים וקונים סחורה מספרד שלחו לי הצעת מחיר למקום א ומשם כיוון שיש לי הסכם עם חברת צים בשל עסקה מיוחד איני צריך לחשוב את המחיר

8.2. Changes Changes to the order

Business English Writing - 8.2 Changes to the order: מקובל לבקש שינוי של הספקה: מתי המשלוח ישלח, היכן יגיע המשלוח וכו. כשאנו מבקשים שינוי עלינו לבקש מהספק לאשר על ידי איימל חוזר שהוא קיבל את השינוים ומקבל אותם

8.3. Cultural Aspects The Asian No

Business English Writing - 8.3 Cultural aspects, the Asian No

• יש להיות מנומסים ולהשתמש בצורה פאסיבית ולהימנע מויכוח בכל מחיר. באסיה תפקיד גדול בעסקים הוא הרמוניה.
• קשה לאסים לומר "NO" ובמקום ישתמשו במילים כמו maybe, we'll we see what we can do.

9.1. Conclusion

Business English Writing - 9.1 Conclusion סיכום כל הנושאים שנלמדו